Świadczenia
Osobom, które wyjeżdżają w podróż służbową za granicę (np. w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, kongresach) przysługują: diety oraz sfinansowanie kosztów podróży, przejazdów i dojazdów, noclegów, opłat wizowych, ubezpieczenia, opłat związanych z udziałem w konferencjach, sympozjach i kongresach.
Zakres i wysokość świadczeń, które mogą być przyznane wyjeżdżającym zależy od rodzaju i celu wyjazdu oraz od możliwości finansowych jednostki organizacyjnej SGGW.
Diety i limity hotelowe
Dieta na utrzymanie
Dieta w czasie podróży zagranicznej przeznaczona jest na pokrycie kosztów wyżywienia i inne drobne wydatki i przysługuje w wysokości obowiązującej dla docelowego kraju wyjazdu.
Czas podróży zagranicznej liczy się przy podróży odbywanej środkami komunikacji:
- lądowej – od przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę do przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,
- lotniczej – od startu samolotu z ostatniego lotniska w kraju do lądowania w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
- morskiej – od wyjścia statku/promu z portu polskiego do wejścia statku/promu w drodze powrotnej do portu polskiego.
Za każda pełną dobę podróży przysługuje dieta w pełnej wysokości.
W przypadku niepełnej doby należności oblicza się w następujący sposób:
- do 8 godzin przysługuje 1/3 diety
- ponad 8 do 12 godzin przysługuje 50 % diety
- ponad 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości
Wyjeżdżającemu, któremu zapewniono w czasie podróży zagranicznej bezpłatne wyżywienie, dieta zostaje zmniejszona odpowiednio o:
• 15% gdy jest to śniadanie,
• 30% gdy jest to obiad,
• 30% gdy jest to kolacja.
Dieta dojazdowa
Jest to ryczałt przeznaczony na pokrycie kosztów dojazdu z/do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego, w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości, w której wyjeżdżający korzystał z noclegu.
Dieta komunikacyjna
Jest to ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 10% diety za rozpoczętą dobę pobytu w podróży.
Diety dojazdowe i diety komunikacyjne nie przysługują, jeżeli:
• wyjeżdżający odbywa podróż służbowym lub prywatnym samochodem,
• wyjeżdżający ma zapewnione bezpłatne przejazdy,
• delegowany nie ponosi kosztów, na których pokrycie przeznaczone są w/w ryczałty
Limity hotelowe
Za nocleg przysługuje delegowanemu zwrot kosztów w wysokości stwierdzonej rachunkiem hotelowym, w granicach ustalonego na ten cel limitu określonego w załączniku do rozporządzenia.
Jeżeli pracownik nie przedłoży rachunku za nocleg, przysługuje mu ryczałt w wysokości 25% limitu.
Ryczałt nie przysługuje gdy strona zagraniczna zapewniła bezpłatny nocleg lub pokryła koszty noclegu.
Zaliczka na wyjazd
Delegowany na 3 dni robocze przed wyjazdem odbiera w Biurze Współpracy Międzynarodowej zlecenie do wypłaty zaliczki w walucie obcej na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnych kalkulacji kosztów.
Zaliczkę wyjeżdżający odbiera w Banku Pekao SA
Oddział ul. Nowoursynowska 166, Warszawa
Bilety i podróż
Bilety, w uzgodnieniu z wyjeżdżającymi, rezerwuje i wykupuje Biuro Współpracy Międzynarodowej w biurze podróży, z którym Uczelnia ma podpisaną umowę o współpracy:
Bankowe Biuro Podróży TravelBank Sp. z o.o.
Al. Jerozolimskie 142 B,; 02-305 Warszawa NIP: 526-021-09-49
Biuro podróży czynne jest od poniedziałku do piątku w godzinach 9.00-18.00
telefon do biura +48 22 654 35 25.
UMOWA NA KOMPLEKSOWĄ OBSŁUGĘ SGGW W ZAKRESIE PODRÓŻY ZAGRANICZNYCH 2023-03-15
Rezerwacja i wykup biletów
Wyjeżdżającym przysługują bilety:
- na podróż samolotem – w klasie ekonomicznej,
- na podróż koleją – w klasie 2 (z miejscówkami lub w wagonach sypialnych),
- na podróż autokarem
Delegowany ma możliwość dokonania samodzielnej rezerwacji lub zakupu biletu na podróż służbową, ale tylko za pośrednictwem biura podróży TavelBank. Bilety kupione poza wskazanym biurem nie będą mogły być rozliczone.
Podróż samochodem prywatnym
Na wniosek wyjeżdżającego istnieje możliwość odbycia podróży służbowej prywatnym samochodem.
W takim przypadku wyjeżdżający zobowiązany jest do zawarcia umowy z SGGW w sprawie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych.
Osobom nie korzystającym w podróżach z ogólnie dostępnych środków komunikacji publicznej, a posiadającym zgodę dysponenta środków finansowych na odbycie podróży samochodem prywatnym, nie przysługuje dieta dojazdowa ani pokrycie kosztów dojazdu środkami komunikacji lokalnej.
Rozliczenie poniesionych kosztów przejazdu samochodem prywatnym następuje w Biurze Współpracy Międzynarodowej po powrocie z wyjazdu służbowego.
Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do zagranicznych podróży służbowych następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, zatwierdzonej przez przełożonego.
Polisy i wizy
Szanowni Państwo,
Z dniem 15/03/2023 zawarta została umowa z biurem podróży TravelBank. Prosimy o zapoznanie się z nowymi warunkami oraz stawkami za ubezpieczenie.
UMOWA NA KOMPLEKSOWĄ OBSŁUGĘ SGGW W ZAKRESIE PODRÓŻY ZAGRANICZNYCH 2023-03-15
Polisy ubezpieczeniowe
Na wniosek delegowanego Biuro Współpracy Międzynarodowej wykupuje ubezpieczenie na czas podróży zagranicznej za pośrednictwem Bankowego Biura Podróży TravelBank Sp. z o.o
Osoba wyjeżdżająca będzie ubezpieczona tylko w okresie objętym datą wyjazdu z Polski i datą powrotu do Polski wskazaną we „wniosku wyjazdowym” zatwierdzonym przez właściwego Prorektora. Ubezpieczenie obowiązuje wyłącznie w kraju docelowym wskazanym we „wniosku wyjazdowym” oraz w krajach tranzytowych.
Delegowani przed wyjazdem otrzymują w Biurze Współpracy Międzynarodowej jednorazowe osobiste karty zgłoszenia do ubezpieczenia, potwierdzające ubezpieczenie podczas podróży zagranicznej. Na karcie znajduje się numer telefonu alarmowego i numer polisy ubezpieczeniowej.
Centrum Allianz tel. +48 224 224 224 działa 24godziny na dobę/7 dni w tygodniu/365 dni w roku
Koordynatorzy z Centrum Alarmowego w razie potrzeby przyjmą zgłoszenie, szybko zorganizują pomoc w miejscu pobytu i poinformują, co robić dalej.
Wizy
Osoby wyjeżdżające służbowo za granicę załatwiają formalności wizowe za pośrednictwem Bankowego Biura Podróży TravelBank Sp. z o.o. lub osobiście w działach wizowych: ambasad i konsulatów.