Składanie wniosków wyjazdowych
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 6 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 09.04.2009r. w celu odbycia wyjazdu zagranicznego pracownik SGGW lub osoba niebędąca pracownikiem SGGW, doktorant lub student zobowiązany jest do złożenia na min. 14 dni przed wyjazdem w Biurze Współpracy Międzynarodowej (ul. Nowoursynowska 166, 02-787 Warszawa, bud 8, pok. 19) wniosku na wyjazd zagraniczny.
Przed wyjazdem:
Wypełnienie wniosku wyjazdowego
• Wyjeżdżający wypełnia wniosek wyjazdowy, podając szczegóły wyjazdu tj. miejsce, cel i daty wyjazdu, wybrane środki transportu, źródło finansowania
• Do wniosku należy załączyć zaproszenie na wydarzenie bądź inny dokument potwierdzający zasadność wyjazdu. W przypadku opłaty konferencyjnej delegowany dołącza dane do przelewu bądź fakturę do opłaty
Złożenie wniosku w Biurze Wspołpracy Międzynarodowej
• Delegowany przedstawia wniosek do akceptacji Kierownika jednostki i Dyrektora Instytutu, następnie dostarcza do Biura Współpracy Międzynarodowej, bud. 8 pok. 19, lub przesyła w systemie EZD, nie później niż 14 dni przed datą rozpoczęcia delegacji
Wykupienie biletu przez pracowników Biura Współpracy Międzynarodowej
Po akceptacji wyjazdu przez odpowiedniego Rektora, pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej dokonują zakupu biletu i ubezpieczenia zgodnie z informacją zawartą na wniosku wyjazdowym. Bilety i polisy zakupowane są za pośrednictwem firmy wyłonionej w przetargu, obecnie TravelBank.
Odbiór zaliczki na wyjazd
Delegowany na 3 dni robocze przed wyjazdem odbiera w Biurze Współpracy Międzynarodowej zlecenie do wypłaty zaliczki w walucie obcej na niezbędne koszty podróży w wysokości wynikającej ze wstępnych kalkulacji kosztów.
Zaliczkę wyjeżdżający odbiera w Banku Pekao SA
Oddział ul. Nowoursynowska 166, Warszawa
W czasie wyjazdu delegowany musi pamiętać o:
• zbieraniu faktur i rachunków, np. za nocleg, uczestnictwo
• zanotowaniu dat i godzin przekroczenia granicy z Polską (jeśli podróż odbywa się drogą lądową)
• zanotowaniu godzin startu samolotu z Polski i lądowania samolotu w Polsce
Po wyjeździe:
• W ciągu 14 dni od powrotu delegowany dokonuje rozliczenia – wypełnia druk: Rozliczenie kosztów podróży zagranicznej, zał. nr 9 do zarządzenia Rektora Nr 4/2007
• Wypełniony druk rozliczenia, należy złożyć wraz z fakturami i rachunkami w Biurze Współpracy Międzynarodowej (bud. 8 pok. 19)
• Po merytorycznej weryfikacji przez BWM, rozliczenie trafia do Działu Finansowo Księgowego SGGW
Możliwe są 3 warianty:
• zaliczka w pełni pokrywała poniesione koszty – koniec rozliczenia
• zaliczka była niższa niż poniesione koszty – delegowanemu zwracane są dodatkowe koszty
• zaliczka była wyższa niż poniesione koszty – delegowany zwraca niewykorzystaną część zaliczki.