FAQ
Od czego zacząć przygotowanie delegacji zagranicznej?
Przygotowanie wyjazdu zagranicznego należy rozpocząć od wypełnienia wniosku wyjazdowego. We wniosku powinny znaleźć się wszelkie informacje o miejscu i celu wyjazdu jak i o szacowanych kosztach. Wypełniony wniosek należy przedstawić do akceptacji Kierownikowi katedry i Dyrektorowi Instytutu.
Gdzie i w jakim terminie należy złożyć wniosek wyjazdowy?
Wniosek należy złożyć w Biurze Współpracy Międzynarodowej, ul. Nowoursynowska 166, bud. 8 pok. 19, wniosek może zostać przesłany w systemie EZD. Po weryfikacji wniosek zostanie przedstawiony do akceptacji Rektora ds. Współpracy Międzynarodowej.
Jakie dokumenty należy załączyć do wniosku?
Do wniosku należy załączyć zaproszenie lub w przypadku konferencji potwierdzenie rejestracji. W przypadku opłaty za uczestnictwo należy dołączyć fakturę, zarejestrowaną w systemie EZD, bądź dane do przelewu.
Jakie świadczenia przysługują mi z tytułu wyjazdu zagranicznego?
Osobom udającym się w zagraniczną podróż służbową (np. w celu udziału w konferencjach naukowych, sympozjach, kongresach) przysługują: diety oraz sfinansowanie kosztów dojazdów i przejazdów jak i kosztów noclegów, opłat wizowych, ubezpieczenia, opłat związanych z udziałem w konferencjach, kongresach, itp. Wysokość diet i limity hotelowe określone są w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej /Dz.U. z dnia 5 lutego 2013 Poz.167/
Gdzie znaleźć wysokość diet i limitów hotelowych do danego kraju?
Wysokość diet i limitów hotelowych określa Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej /Dz.U. z dnia 5 lutego 2013 Poz.167/.
W jakiej walucie otrzymam zaliczkę?
Zaliczka na wyjazd wypłacana jest w walucie określonej w wymienionym rozporządzeniu, bądź za zgodą delegowanego w walucie polskiej.
Na ile dni przed wyjazdem mogę pobrać zaliczkę?
Zaliczka może być odebrana z kasy banku na 3 dni przed rozpoczęciem delegacji.
Czy uczelnia posiada możliwość uiszczenia opłaty konferencyjnej za pomocą karty kredytowej, jeśli nie, jakie mam opcje rozwiązania tej sytuacji?
Uczelnia nie ma możliwości opłaty kosztów uczestnictwa w konferencji za pomocą karty kredytowej. W takiej sytuacji należy poprosić o organizatora o przesłanie danych do przelewu. Jeśli nie ma takiej możliwości delegowany może samodzielnie dokonać opłaty. Koszty opłaty konferencyjnej zostaną w pełni zwrócone na podstawie faktury i potwierdzenia przelewu. Rozliczenie kosztów może nastąpić przy końcowym rozliczeniu delegacji lub przed wyjazdem.
Jakie dokumenty, faktury, rachunki powinienem zbierać w delegacji?
W czasie delegacji niezbędne jest zbieranie faktur za nocleg, uczestnictwo. Nie ma konieczności zbierania rachunków za wyżywienie bądź biletów komunikacji miejskiej.
Dane do faktur: WARSAW UNIVERSITY OF LIFE SCIENCES – SGGW (lub polska nazwa j.w.)
Nowoursynowska 166; 02 787 Warszawa Poland; VAT UE: PL 525 000 74 25
Czy mogę odbyć podróż służbową samochodem prywatnym, jakich dokumentów potrzebuję, jak rozliczyć koszt samochodu?
Pracownicy SGGW mogą odbyć podróż służbową samochodem prywatnym. Przed wyjazdem musi zostać podpisana umowa na samochód prywatny w kwesturze.
Czy mogę zakupić bilet lotniczy, kolejowy autobusowy samodzielnie?
Z reguły rezerwacji dokonują pracownicy Biura Współpracy Międzynarodowej. Bilety muszą być zakupione przez biuro podróży w którym SGGW ma podpisaną umowę, obecnie biuro Travelbank. Dopuszcza się samodzielny zakup biletów ale tylko i wyłącznie za pośrednictwem ww. biura.
W jakim terminie od powrotu powinienem rozliczyć wyjazd, czego będę potrzebował do rozliczenia?
Rozliczenia należy dokonać w ciągu 14 dni od daty powrotu.
Jak mogę zwrócić niewykorzystaną część zaliczki?
Niewykorzystana część zaliczki może być zwrócona po zatwierdzeniu rozliczenia przez Dział Finansowo-Księgowy. Dopuszczalne są 2 formy zwrotu, przelewem na konto uczelni bądź osobiście w kasie banku, po odebraniu wcześniej zaświadczenia z DFK o możliwości bezprowizyjnego przyjęcia zwrotu.