Procedura informowania o naruszeniach

Naczelną zasadą działania Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie jest postepowanie zgodne z przepisami prawa i z zachowaniem standardów etycznych. Przykładamy dużą wagę do tego, aby nasza działalność była postrzegana jako transparentna i uczciwa. Dlatego zależy nam, aby każde działanie noszące znamiona naruszenia zostało szybko ujawnione a jego skutki zneutralizowane.

Zdajemy sobie sprawę z tego, że mogą zdarzyć się w naszej działalności błędy i nieprawidłowości. Chcemy o nich wiedzieć, ponieważ tylko wtedy możemy im skutecznie zapobiegać.

W SGGW wdrożyliśmy procedurę informowania o naruszeniach. Reguluje ją Zarządzenie Nr 85 Rektora Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie z dnia 18.09.2024 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w Szkole Głównej  Gospodarstwa Wiejskiego w Warszawie Regulamin dokonywania wewnętrznych zgłoszeń naruszeń prawa oraz podejmowania działań następczych w SGGW. Dzięki tej procedurze mogą Państwo poinformować nas o potencjalnych naruszeniach, które mogły zostać popełnione przez naszych pracowników.

Gwarantujemy, że przekazane informacje będą objęte ścisłą tajemnicą z wyłączeniem przypadków, w których ujawnienie informacji i danych osób je przekazujących wymagane jest przepisami obowiązującego prawa.

Do niniejszej procedury mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów.

Czym jest naruszenie?

Naruszeniem, które może być przedmiotem zgłoszenia, jest działanie lub zaniechanie niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa.

Naruszenie może dotyczyć:

  • korupcji
  • zamówień publicznych
  • usług, produktów i rynków finansowych
  • przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu
  • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami
  • bezpieczeństwa transportu
  • ochrony środowiska
  • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego
  • bezpieczeństwa żywności i pasz
  • zdrowia i dobrostanu zwierząt
  • zdrowia publicznego
  • ochrony konsumentów
  • ochrony prywatności i danych osobowych
  • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych
  • interesów finansowych skarbu państwa Rzeczypospolitej Polskiej oraz Unii Europejskiej
  • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publiczno-prawnych zasad konkurencji
    i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych
  • konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki
    z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w punktach powyżej
  • regulacji wewnętrznych w SGGW.

W jaki sposób zgłosić naruszenie?

  • elektronicznie za pomocą skrzynki mailowej o adresie: pnp@sggw.edu.pl
  • elektronicznie poprzez system EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) na skrzynkę Pełnomocnika Rektora ds. Naruszeń Prawa
  • tradycyjnie listownie na adres siedziby SGGW: ul. Nowoursynowska 166, 02 – 787 Warszawa,
    z dopiskiem na kopercie: „Pełnomocnik Rektora ds. Naruszeń Prawa do rąk własnych”
  • na wniosek Sygnalisty ustnie podczas bezpośredniego spotkania z Pełnomocnikiem Rektora ds. Naruszeń Prawa

Zgłoszenia anonimowe nie będą rozpatrywane.

W celu umożliwienia przeprowadzenia obiektywnego i sprawnego postępowania zalecamy Sygnalistom zawarcie w treści zgłoszenia następujących informacji:

  • imię i nazwisko osoby dokonującej zgłoszenia
  • data i miejsce sporządzenia zgłoszenia
  • nazwa jednostki organizacyjnej SGGW lub imię i nazwisko osoby, której dotyczy zgłoszenie
  • opis naruszenia
  • przybliżony okres występowania naruszenia
  • inne informacje mające związek z dostrzeżonym naruszeniem
  • ewentualne dowody potwierdzające istnienie naruszenia
  • wskazanie adresu kontaktowego, na który ma zostać przekazane potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia i informacja zwrotna

Czy SGGW będzie w kontakcie z Sygnalistą po dokonaniu zgłoszenia?

  • Potwierdzimy przyjęcie zgłoszenia w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania.
  • Przekazujemy Sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia lub, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia osobie dokonującej zgłoszenia, 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia.

Jakie są podstawowe zasady dotyczące zgłoszeń?

  • Wszystkie zgłoszenia wnikliwie analizujemy i rozpatrujemy z należytą rzetelnością, bezstronnością oraz z zachowaniem poufności, w tym poufności danych osobowych.
  • Zgłoszenia powinny być dokonywane w dobrej wierze, aby uniknąć umyślnego skrzywdzenia kogoś innego.
  • Nie stosujemy działań odwetowych wobec Sygnalisty, który w dobrej wierze zgłasza podejrzenie popełnienia naruszenia nawet wtedy, gdy informacje nie zostaną potwierdzone w toku postępowania wyjaśniającego.
  • Wyniki postępowania wyjaśniającego wraz z dokumentacją stanowią informacje poufne (chronione) są archiwizowane oraz przechowywane przez SGGW przez okres 3 lat od daty zakończenia postępowania

Klauzula informacyjna dla Sygnalisty

  • Administratorem danych osobowych Sygnalisty jest Szkoła Główna Gospodarstwa Wiejskiego
    w Warszawie pod adresem ul. Nowoursynowska 166, 02-787 Warszawa.
  • SGGW powołała Inspektora Ochrony Danych, z którym można się skontaktować się pod ww. adresem lub elektronicznie poprzez wysłanie wiadomości e-mail: iod@sggw.edu.pl.
  • Dane osobowe będą przetwarzane w związku z prowadzonym działaniem następczym, w tym postępowaniem zainicjowanym zgłoszenia naruszenia lub potencjalnego naruszenia prawa w celu:
    • wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na SGGW (art. 6 ust. 1 lit c) RODO w zw. z art. 8 ust. 4 i 8 ustawy z dnia 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów),
    • komunikacji z Sygnalistą oraz odpowiedzi na zgłoszenie, a także ewentualnej komunikacji ze świadkami lub sprawcą naruszenia (art. 6 ust. 1 lit. f) RODO).
    • dochodzenia ewentualnych roszczeń przysługujących SGGW lub w stosunku do SGGW oraz obrony przed nimi (art. 6 ust. 1 lit f) lub art. 9 ust. 2 lit. f) RODO).
  • Dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
  • Podanie danych przez Sygnalistę jest dobrowolne, jednak niezbędne dla realizacji powyżej wskazanych celów.
  • Dane osobowe Sygnalisty SGGW będzie przetwarzała co do zasady w zakresie: imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz inne dane zawarte w przesłanym zgłoszeniu. Wówczas dane te będą pochodziły bezpośrednio od Sygnalisty. W wyniku prowadzonych czynności SGGW może jednak zebrać również samodzielnie dane osobowe np. od świadków lub od sprawcy zdarzenia
    w związku z udzielonymi przez nich wyjaśnieniami lub z analizowanych przez SGGW dokumentów. Dane osobowe osoby, której zarzuca się naruszenie (osoba, której zgłoszenie dotyczy) SGGW przetwarza w zakresie określonym w zgłoszeniu przekazanym SGGW przez Sygnalistę oraz dane, jakie SGGW zebrała samodzielnie od świadków zdarzenia, innych podmiotów lub instytucji lub ustaliła w oparciu o działania własne.
  • Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia SGGW będzie usuwała lub dane te będą podlegały anonimizacji w terminie nie później niż 14 dni od momentu ustalenia przez SGGW, że są one nadmiarowe. Dane osobowe Sygnalisty SGGW będzie przetwarzała przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. W sytuacji, gdy konieczne będzie przetwarzanie danych osobowych na dalszym etapie prowadzonego postępowania w oparciu o prawnie uzasadnione cele SGGW, w tym dochodzenie lub obrona przed roszczeniami SGGW będzie te dane przetwarzała przez czas realizacji tych celów nie dłużej niż do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa. Dane osobowe osoby, której zarzuca się naruszenie lub świadka zdarzenia SGGW będzie przetwarzała przez okres niezbędny do realizacji powyższych celów, tj. przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami, a w przypadku powstania roszczeń do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
  • SGGW zapewnia poufność danych osobowych w związku z prowadzonym postępowaniem lub otrzymanym zgłoszeniem. W związku z tym dane będą udostępnione podmiotom jedynie, gdy:
    • obowiązek ich przekazania wynika z przepisów prawa,
    • jest to prawnie uzasadniony interes SGGW lub podmiotu trzeciego,
    • osoba, której dane dotyczą udzieli na to zgodę.

W szczególności odbiorcami danych osobowych mogą być podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa, podmioty świadczące na rzecz SGGW usługi na podstawie stosownych umów powierzenia przetwarzania danych osobowych lub wspierające działania SGGW, w szczególności kancelarie prawne, podatkowe, firmy consultingowe, audytorzy, biegli rewidenci, firmy wspierające SGGW w archiwizacji i niszczeniu nośników danych, dostarczające rozwiązania IT lub świadczące obsługę IT, jak również firmy windykacyjne.

  • Każdej osobie przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Osobie, której dane dotyczą na warunkach przewidzianych w RODO przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych (wówczas SGGW przestanie przetwarzać dane w tych celach, chyba że będzie w stanie wykazać, że w stosunku do tych danych istnieją dla SGGW ważne prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec interesów, praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub dane będą SGGW niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń).

Zgłoszenia dotyczące skorzystania z przysługującego prawa będą rozpatrywane bez zbędnej zwłoki, w terminie nie dłuższym niż 30 dni od otrzymania przez SGGW zgłoszenia, a w sprawach skomplikowanych lub z uwagi na liczbę przekazanych SGGW żądań termin ten może ulec wydłużeniu do 90 dni.

Z powyższych praw można skorzystać za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: iod@sggw.edu.pl, a także korespondencyjnie pod adresem siedziby SGGW wskazanym powyżej.

ZAŁĄCZNIKI: